Esta iniciativa de governação integrada, traduz-se na implementação de um sistema de Gestão Técnica Centralizada de monitorização das temperaturas dos equipamentos térmicos de armazenamento de produtos alimentares crus/cozinhados (incluindo, armazenamento, conservação de frio, banho-maria ou refrigeração, entre outros), assim como as temperaturas de confeção e armazenamento das refeições, que envie alertas sempre que a temperatura numa câmara frigorífica ou outro equipamento atinja um valor não esperado.
Este tipo de alerta permite uma ação imediata por forma a verificar a situação, evitando assim que os produtos armazenados fiquem estragados, apesar dos registos das temperaturas das câmaras serem realizados regularmente e promovendo um aumento significativo em termos de poupança energética.
Neste contexto, foram adquiridos e instalados equipamentos que foram acoplados às diversas arcas de refrigeração e congelação distribuídas entre 9 unidades alimentares e 1 armazém central, sendo que para as arcas com mais de 10.000 m³ de volume, os equipamentos são devidamente homologados por forma a cumprir com requisitos legais, bem como para efeitos de processos de certificação de qualidade.
A monitorização das temperaturas dos equipamentos térmicos de armazenamento de produtos alimentares permitiu a consolidação e acima de tudo modernização e digitalização do processo manual de registos das temperaturas das câmaras realizados regularmente.
Resultados obtidos:
Aumento da eficiência dos processos
Redução do desperdício alimentar
Aumento da eficiência energética;
Garantia de um nível de segurança alimentar de excelência
Aumento da sua satisfação pelos serviços oferecidos nos SAS
Tendo em conta os objetivos dos SAS de Modernização Administrativa e Melhoria na Gestão e Controlo de acessos nas suas Unidades de Alojamento, os SAS pretenderam implementar um sistema de controlo de acesso com novas funcionalidades, fomentando a monitorização dos níveis de serviço e de certificação da qualidade dos mesmos, contribuindo assim para a satisfação dos utentes.
Esta iniciativa estava também alinhada com a lógica da 4ª revolução industrial na AP – Administração Pública 4.0, visto que implica novos modelos de interação, baseados em sensores, dispositivos e software, que deverão produzir e recolher informação indicada para ser usada na produção e disponibilização de serviços públicos “inteligentes” suscetíveis de gerarem Valor Público às organizações.
A iniciativa compreendeu assim a implementação de um sistema de controlo de acessos através da utilização do cartão de estudante com tecnologia RFID, ou através do telemóvel com tecnologia Bluetooth, colmatando algumas necessidades em espaços geridos pelos SAS em que não existe previamente nenhum mecanismo automatizado de controlo de acessos nem vigilância presencial.
O sistema inclui a instalação de fechaduras eletrónicas com tecnologia MIfare e Bluetooth, e a integração dos equipamentos com a solução de monitorização, permitindo gerir todo o processo e extrair informação de apoio à gestão. Este sistema veio não só promover a segurança dos estudantes residentes no acesso aos espaços, bem como permitir poupar o consumo de recursos nas atividades de monitorização, controlo e recolha de informação para a melhor gestão.
Resultados obtidos:
Aumento no controlo do acesso às instalações dos SAS
Aumento da segurança de utilizadores e dos espaços (em particular residenciais)
Considerando as restrições orçamentais e as mudanças rápidas e contínuas que se observam no ambiente externo dos SAS, há necessidade de se otimizar o seu desempenho organizacional, de forma a responderem de forma mais rápida e oportuna. Esta resposta poderá envolver uma restruturação das instituições, nomeadamente da sua estratégia, modelo de gestão e dos recursos (humanos, tecnológicos e materiais) alocados às suas atividades.
O desenvolvimento de um estudo sobre modelos de gestão, nomeadamente de administração direta (própria), contratado ou de concessão aplicado às Áreas Core dos SAS (Alojamento / Alimentação / Saúde / Desporto) constitui um elemento fundamental de análise em processos de decisão sobre caminhos distintos de exploração das atividades chave da missão dos SAS.
O objetivo do estudo é a definição do melhor modelo para a gestão de cada uma das áreas core dos SAS (alojamento, alimentação, saúde e desporto), com vista à melhoria do serviço público em todas as suas vertentes:
Eficácia (ex :resposta ajustada às necessidade dos utentes/clientes)
Qualidade
Eficiência (ex: custos, coordenação, tempestividade da resposta)
Para além da caracterização de cada modelo em termos dos respetivos princípios de gestão e de enquadramentos regulamentadores, pretende-se que se empreendam estudos de casos comparativos de desempenho das soluções em causa nas Áreas Core, evidenciando os fatores críticos de sucesso, vantagens e desvantagens.
Objetivos:
Enquadramento e caraterização dos modelos de gestão para cada uma das Áreas, refletindo sobre aspetos: legislativos; Financeiros; Recursos Humanos; Contratação pública; Investimentos/requalificações; outros considerados relevantes, para os seguintes modelos:
Gestão Direta – Gestão própria por parte dos SAS, com a gestão de recursos humanos, físicos e tecnológicos;
Concessão- Contrato administrativo através do qual se atribui ao concessionário, por certo período de tempo, a responsabilidade da execução e/ou gestão de uma obra ou serviço público. Trata-se de transferir, da esfera do público para o privado, o essencial do poder decisório, bem como a inerente responsabilidade de execução e gestão, relativamente à organização de certa atividade de interesse geral, reservada por lei à Entidade Pública cedente e que será remunerada através do pagamento das taxas cobradas aos utentes;
Exploração- Contrato de cessão de exploração que consiste numa cedência onerosa e temporária de uma atividade económica. Há uma entrega da transferência da exploração, como um todo, de uma unidade económica, ou seja, verifica-se a obrigatoriedade da continuação do “negócio” já praticado, com a faculdade de utilização de móveis, utensílios ou outros equipamentos e/ ou matérias/componentes adstritos à prática da atividade em causa;
Subcontratação- Contrato através do qual se contratualiza com um terceiro para executar parte das obrigações/atribuições inerentes a um contrato previamente existente;
Adjudicação- Ato administrativo através do qual a entidade adjudicante escolhe a proposta mais vantajosa, decorrente de um procedimento pré-existente e simultaneamente define o conteúdo contratual;
Misto – combinação de mais do que um modelo dos anteriores
Outros modelos a identificar;
Realizar Benchmarking nacional em universidades do país com modelos de gestão diferenciados envolvendo nomeadamente os seguintes pontos:
Modelos adotados;
Vantagens e Desvantagens;
Principais resultados;
Resultados:
Estudo dos modelos de gestão existentes;
Benchmarking nacional sobre modelos de gestão em âmbito Universitário;
Diagnóstico sobre os modelos de gestão no âmbito Universitário.
No âmbito da candidatura da Operação CO3+, os SAS identificaram lacunas ao nível sistema da gestão documental, limitando a sua atuação na adoção/ partilha de conhecimentos de novas formas de organização e divulgação da informação.
Neste sentido, a implementação da iniciativa visava a transformação do processo de gestão de processos e documentos, procurando um aumento na eficiência dos serviços e, consequentemente, da satisfação dos trabalhadores e alunos.
SASUM
Os SASUM introduziram um sistema de gestão de informação documental e administrativa (documentos e processos), contemplando a normalização, desmaterialização, indexação e workflows e pesquisa, permitindo a assinatura digital através do cartão do cidadão para autorizações.
Este sistema engloba também as funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e gestão de processos, permitindo a desmaterialização e automatização de processos de negócio e de decisão.
SASUTAD
Os SASUTAD por seu lado, adquiriram serviços de consultoria especializada de apoio à definição dos requisitos funcionais para a futura implementação de uma Solução de Gestão de Documentos e Processos, nomeadamente no que diz respeito aos Fluxos de Despesa e Pagamentos.
Neste âmbito, foi desenvolvido um conjunto de atividades, incluindo: a análise funcional com descrição do processo e dos requisitos funcionais; o desenho dos fluxos de despesa e pagamentos; a definição do perfil dos intervenientes; e o desenho de integrações e validações com aplicações externas.
Resultados obtidos:
Implementação de uma estratégia de racionalização e transformação dos processos
Maior eficiência e satisfação dos utentes
Desmaterialização, indexação e workflows e pesquisa
Criação de funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e gestão de processos
Desmaterialização e automatização de processos de negócio e de decisão
Para a presente iniciativa, os SAS visavam a implementação de um sistema de gestão centralizado que permitisse o registo da informação referente à temperatura, humidade relativa, e qualidade do ar dos espaços frequentados, e que enviasse alertas por email e SMS sempre que uma unidade atinge valores de temperatura, humidade relativa e CO2 fora do especificado.
Este tipo de alerta permite uma ação imediata por forma a verificar a situação, evitando assim problemas associados à alteração destes valores.
Para esse efeito, os SASUM adquiriram e implementaram equipamentos complementares à solução de monitorização das câmaras de fria já existente na organização.
Após a conclusão da Operação, os SASUM possuíam um sistema que permitia aos trabalhadores uma monitorização mais cuidada sobre os padrões definido como condições ideias para utilização dos espaços, evitando assim problemas associados à alteração destes valores, incluindo ao nível de saúde dos seus utilizadores, e refletindo-se numa poupança de custos e aumento da satisfação e melhoria da saúde de alunos e trabalhadores.
Resultados obtidos:
Registos em tempo real da qualidade do ar bem como do histórico de cada equipamento
Melhoria no processo de monitorização
Aumento da satisfação da comunidade académica
Aumento da capacidade de resposta no surgimento de condições não parametrizadas
O estudo sobre o alojamento universitário, tem como objetivos: a) Avaliar o impacto na oferta atual de alojamento em residências universitárias em função da implementação das recomendações higiossanitárias; b) Estudo do impacto das medidas governamentais que visam a reabilitação de edifícios para residências Universitárias á luz da alínea a); c) Avaliar o impacto e evolução na oferta do alojamento universitário privado decorrente da Covid-19; Otimizar oferta atual de alojamento em função das recomendações higiossanitárias; d) Estudar a exequibilidade para o aumento do número de camas de alojamento universitário global relativamente ao existente numa situação pós pandemia através da construção de cenários temporais – presente, e até 3 anos;
Resultados obtidos:
Levantamento dos hábitos existentes e identificação de oportunidades de melhoria
Aumento do nível de satisfação dos utentes das unidades de alojamento
Identificação de oportunidades de otimização da rede de alojamento universitário existente
Identificação de oportunidades de expansão da rede de alojamento universitário
Esta iniciativa centrava-se na modernização da prestação de serviços públicos de atividades desportivas aos cidadãos na região de influência da UNorte.pt, promovendo a rentabilização dos equipamentos públicos já existentes e previamente instalados (com capacidade subutilizada) a melhoria dos serviços prestados ao cidadão, o fomento de dinâmicas de competição e de coesão entre as equipas da universidade, e atividades de team building entre as equipas das várias universidades.
SASUM
Nesse contexto, os SASUM implementaram uma plataforma de gestão de recursos e instalações desportivas que permitiu responder às necessidades latentes nos SASUM, por forma a possuírem uma solução informática que permita uma verdadeira automação global, fiável e flexível, mas também, parametrizável e segura.
O desenvolvimento à medida e implementação da solução permitiu a existência de tecnologias evoluídas para a gestão, devidamente adequadas às reais necessidades do serviço desportivo dos SASUM com o objetivo de melhor a prestação de serviços públicos de atividades desportivas.
SASUTAD
Os SASUTAD recorreram a um desenvolvimento à medida para a criação de uma plataforma de interação com os estudantes, que permitisse a gestão de recursos e instalações (desportivas) e que respondesse às necessidades latentes nos SASUTAD.
A sua implementação permitiu melhorar a prestação de serviços públicos aos utentes da comunidade académica, promovendo a rentabilização dos equipamentos desportivos já existentes e previamente instalados e a melhoria dos serviços prestados ao utente.
CDUP
O CDUP adquiriu serviços de consultoria estratégica para a elaboração de um estudo relativamente ao funcionamento de todas as suas instalações desportivas bem como das diversas iniciativas desportivas por si dinamizadas, analisando para esse efeito, as condições físicas existentes, população que as utiliza/potenciais utilizadores, como chegaram até eles, o seu grau de satisfação, com que regularidade praticam desporto, entre outros.
O estudo realizado permitiu identificar oportunidades de otimização e promoção dos serviços desportivos disponibilizados bem como otimizar o circuito dos utilizadores no interior das instalações, desde a sua entrada até à saída, começando pela facilidade no acesso, passando pelos pagamentos, reservas de aulas, tempos de espera, comunicação, entre outros.
Resultados obtidos:
Promoção de hábitos de prática desportiva para população académica
Disponibilização de aplicação para gestão individual de atividade física
Gestão centralizada da atividade física dos utilizadores dos espaços
Esta iniciativa traduz-se no desenvolvimento de um portal de apoio aos trabalhadores dos SAS, de forma a disponibilizar um conjunto de serviços atualmente inexistentes do ponto de vista de acesso online, tais como: alteração de dados pessoais, marcação de férias e respetivas regularizações, registo de assiduidade e integração com sistema biométricos, avaliação do grau de satisfação, questionários de necessidades de formação, questionários sobre a segurança e saúde no trabalho, entre outros.
O Portal do Trabalhador deverá constituir um sistema cujo objetivo principal se traduza numa maior interação entre os trabalhadores e os serviços e os respetivos responsáveis da instituição, apoiado na desmaterialização de processos de gestão.
SASUM
Os SASUM implementaram um Portal do Trabalhador que permitiu a disponibilização de diferentes serviços internos, tais como:
alteração de dados pessoais;
marcação de férias e respetivas regularizações;
avaliação de desempenho (SIADAP 3);
necessidades de formação;
acesso aos recibos de vencimento, penhoras de vencimentos;
acesso a declarações diversas e registo de acidentes de trabalho;
convocatórias e consulta das consultas de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho (SHST);
entre outros.
A implementação desta iniciativa permitiu, por um lado, otimizar o relacionamento entre os recursos humanos e os trabalhadores, agilizando os serviços associados, e, por outro, a reafectação de alguma carga horária da equipa de recursos humanos para atividades com maior valor acrescentado.
Paralelamente, os SASUM verificaram ainda a simplificação, sistematização celeridade dos recursos, assim como a melhoria do funcionamento dos serviços através da desmaterialização de processos e um maior controlo do fluxo de informação.
SASUTAD
Os SASUTAD implementaram também um Portal de Colaborador que permitiu, de forma descentralizada, fazer a gestão de recursos humanos, bem como o controlo da assiduidade dos colaboradores e de acordo com o regulamento de horário que tem em vigor.
Neste âmbito, o desenvolvimento à medida contemplou os seguintes aspetos macro:
Desenvolvimento de portal de colaborador;
Integração com cadastro, registo de absentismo e trabalho extraordinário no BackOffice do ERP GIAF;
Integração com Terminais de Controlo Biométrico para registo de ponto.
Adicionalmente, foram previstas funcionalidades como: definição de estruturas hierárquica; definição de workflows e alertas; consulta de dados; consulta de plano de férias; consulta de absentismo; gestão de equipamentos; ou controlo de assiduidade.
A nova solução permitiu aos SASUTAD melhorar a interação entre o departamento de recursos humanos e os seus trabalhadores, disponibilizando um conjunto de serviços relevantes para os mesmos de forma mais moderna e ágil.
Adicionalmente, a disponibilização de mecanismos automatizados, permitiu ainda a redução de trabalho relacionado com atividades de baixo valor acrescentado.
Resultados obtidos:
Simplificação, sistematização e aumento da celeridade de processos de gestão
Esta iniciativa traduz-se na modernização dos portais de apoio ao estudante já existentes de forma a disponibilizar um conjunto de serviços eletrónicos, a aceder via online (ex: alteração de dados pessoais, pedidos de alojamento, candidaturas ao fundo social, acesso ao sistema de saúde e marcação de consultas, avaliação do grau de satisfação dos utentes, entre outros).
SASUM
Os SASUM implementaram uma solução à medida que permitiu integrar os diferentes serviços prestados à comunidade académica, sendo passível de ser acedida através de equipamentos fixos e de equipamentos móveis.
A solução desenvolvida tem igualmente associada uma aplicação móvel onde estão integrados os os diferentes serviços, de forma a garantir um acesso mais cómodo e rápido.
Neste contexto, o serviço de desenvolvimento à medida abrangeu as seguintes funcionalidades:
Integração dos Portais dos SASUM;
Serviços alimentares (ex. aquisição de senhas; realização de takeaway);
Serviços de Apoio Social (ex. candidaturas a apoios; gestão do processo; agendamento de consultas médicas);
Serviços de Desporto e Cultura (ex. integração com o Portal UMinho Sports);
Serviços Transversais (ex. sistema de Auscultação à Comunidade; candidaturas a Estudante Colaborador).
A solução desenvolvida permitiu aos SASUM uma maior aproximação dos estudantes, através da disponibilização de novos canais, a modernização dos serviços prestados e adoção de melhores práticas nos seus modelos de negócio.
SASUTAD
Também os SASUTAD recorreram a um desenvolvimento à medida para a criação de uma plataforma de interação com os estudantes, que permitisse a gestão de recursos e instalações (desportivas e alimentares) e que respondesse às necessidades latentes nos SASUTAD.
A implementação da iniciativa contemplou um conjunto de dimensões chave, nomeadamente:
Plataforma (portal) com integração de elementos atualmente existentes nos SASUTAD (ex. partilha de autenticação; parque informático existente);
Interfaces para validação e controlo e monitorização de todos os componentes que compõem a solução e também todas as integrações com sistemas externos;
Sistema de pagamentos integrados, que permite aos elementos da comunidade educativa controlarem a sua conta corrente;
Sistema para gestão de alojamento para controlo da informação de alojamentos e residências;
Plataforma de gestão de recursos e instalações desportivas;
Sistema para gestão de unidades alimentares, tendo como principais objetivos permitir aos SASUTAD melhorar a gestão das unidades alimentares, reduzir o tempo de espera desde a entrada na unidade alimentar até ao pagamento da refeição, aumentar o número de reservas de refeições e incentivar as boas práticas alimentares por parte da comunidade educativa;
Aplicação para “Smartphones”, disponibilizada em IOS e Android;
Suporte Multilingue.
A sua implementação permitiu melhorar a prestação de serviços públicos aos utentes da comunidade académica, promovendo a rentabilização dos equipamentos públicos já existentes e previamente instalados e a melhoria dos serviços prestados ao utente.
Resultados obtidos:
Desmaterialização e integração de serviços prestados à comunidade académica, dotando-os de uma maior tecnologia e facilidade de utilização
Maior interação e um contacto mais direto e eficaz entre todas as partes envolvidas (SAS – Estudante – Comunidade Académica)
Automação global, fiável e flexível de processos
Implementação de processos mais eficientes e a criação de novos indicadores de gestão e monitorização
Contribuir para uma maior sustentabilidade, tanto a nível económico, como a nível ambiental e social
Disponibilização de serviços tecnologicamente evoluídos para a gestão, e devidamente adequadas às reais necessidades dos serviços dos promotores
Esta iniciativa permitiu a criação de um laboratório de inovação interno nos SASUTAD, para controlo analítico nas superfícies e equipamentos das suas unidades de alimentação, tendo sido adquirido um conjunto de hardware.
Destaca-se a este nível, que o desenvolvimento de atividades de controlo analítico, incluindo a constante higiene e o controlo microbiológico dos serviços, apenas foi possível concretizar, com rigor, validade laboratorial e impacto na melhoria do serviço prestado nas unidades de alimentação, mediante a aquisição do conjunto de hardware ao abrigo da Operação CO3+, incluindo:
Autoclave;
Diluidor gravimétrico automático;
Contador de Colónias;
Estufa de Esterilização;
Incubadora;
Balança analítica de precisão;
Dispensador/Bomba enchimento automático;
Arca Congeladora;
Micropipetas calibráveis;
Pipetador automático; e
Um Vortex (misturador para tubos).
Por fim, sendo este um procedimento obrigatório de acordo com o HACCP, a sua internalização permite também que os SASUTAD possam formar e apoiar os restantes SAS no seu processo de melhoria contínua, bem como posicionar os SASUTAD como referência para a comercialização do serviço a outros espaços de restauração.
Resultados obtidos:
Internalização e garantia do controlo analítico frequente dos serviços de alimentação
Melhoria na higienização e controlo microbiológico dos serviços
Esta iniciativa visa capacitar e desenvolver competências nos diversos processos de acolhimento de estudantes, diferenciando-os de outras organizações, e promovendo um serviço valorizado pelos estudantes, em particular os deslocados.
Pretende-se capacitar os SAS na arte de bem receber, de forma a diferenciarem-se de outras organizações de alojamento habituais, promovendo um serviço valorizado pelos estudantes deslocados, que num local novo sentem-se muitas vezes “perdidos”. Tal deverá também promover a redução de desistências dos alunos das soluções de alojamento dos SAS (que atualmente tendem a verificar-se após alguns meses de estadia nas residências dos SAS), atrair novos estudantes e promover a universidade, através dos alunos deslocados da sua zona de influência.
Neste contexto, o desenvolvimento destas competências promove a frequência no ensino superior, através de uma maior proximidade com as universidades, neste caso despoletada através dos SAS, contribuindo também para a atração de novos estudantes.
SASUM
Os SASUM implementaram um conjunto de melhorias, juntamente com serviços de consultoria externos, ao nível do seu processo de integração, nomeadamente:
Programa de acolhimento/ acompanhamento aos novos residentes, nacionais e internacionais;
Mecanismos de cooperação de promoção da integração académica, bem como relações de proximidade, interajuda, espírito crítico e solidário e relações entre pares;
Mecanismos de reforço da autonomia, participação e responsabilidade social dos estudantes;
Capacitação dos SASUM, quer nas competências tecnológicas, quer na qualificação dos recursos humanos, para as áreas da comunicação e divulgação de informação com vista ao melhor acolhimento do estudante.
Esta atividade de melhoria continua dos processos de acolhimento de estudantes, foi desenvolvimento englobando, numa fase inicial, a definição de modelos de integração e bem-estar nas residências.
Posteriormente, foi revista toda a documentação/ informação direcionada para os residentes na ajuda ao acolhimento, integração e descoberta dos diversos recursos com interesse para o estudante, tendo sido desenvolvida documentação bilingue.
Foi ainda concretizado um levantamento das realidades culturais, de forma a verificar necessidades particulares dos estudantes, bem como definidas ações genéricas de integração e transversais a todos os serviços dos SASUM (alojamento, desporto e alimentação).
No final, foi desenvolvida uma avaliação da adesão à iniciativa, através da elaboração de questionários de satisfação, modelo de relatório e resultados esperados.
SASUP
À semelhança dos SASUM, também os SASUP desenvolveram atividades de análise e revisão dos processos internos de acolhimento, tendo sido redefinido o processo e implementadas algumas das melhorias identificadas no processo de levantamento, nomeadamente:
Simplificação dos processos;
Redução da burocracia;
Implementação de melhorias físicas nos locais de atendimento;
Implementação de métodos alternativos de contacto e seguimento;
Promoção da análise frequente e controlo sobre os indicadores.
A análise e redefinição dos processos de atendimento nos SASUP permitiram a estes promover um serviço valorizado pelos estudantes da UP e, em particular, aos estudantes deslocados e mais carenciados.
SASUTAD
Também os SASUTAD desenvolveram um estudo englobando a análise da situação inicial, o desenho da visão futura e identificação de melhorias ao nível dos processos de atendimento e acolhimento dos estudantes, promovendo um serviço valorizado pelos mesmos.
No âmbito do estudo, foram analisadas as áreas de: Bolsas e Outros Apoios Sociais; Alojamento; Alimentação; Desporto; Saúde e Bem-estar; Serviços Académicos; e Relações Internacionais e Mobilidade.
Adicionalmente, foram ainda implementadas algumas das principais oportunidades de melhoria identificadas, redefinidas metodologias para as equipas de trabalho, criados de scripts/guiões (de atendimento) e standards, e estabelecidas rotinas de seguimento de performance e SLA.
Resultados obtidos:
Aumento de eficiência dos serviços
Melhoria do serviço prestado pelos SAS nos processos de acolhimento de novos estudantes
Melhoria da experiência do estudante
Redução dos tempos de espera
Análise Frequente e Controlo sobre os indicadores
Desenvolvimento das Equipas: Entreajuda e Polivalência
A Operação “CO3+ Capacitação Organizacional dos SAS UNorte” avança com a realização de estudos que permitam avaliar: Os hábitos e tendências alimentares da população académica no âmbito da iniciativa de “Inovação e Modernização na elaboração de Ementas.
O estudo tem como objetivos conhecer os hábitos alimentares dos estudantes UMinho, UP e UTAD, detalhando os seguintes aspetos: a) Consumo alimentar por refeição; b) Horários e tempo disponível para as refeições; c) Locais de consumo por refeição; d) Preferências alimentares por área (faculdade/escola), por ano de frequência (1.º ano/1ª vez vs estudantes finalistas); tipologia de ciclo de estudo (Licenciatura/Mestrado/Doutoramento/Outros); estudantes nacionais versus estudantes internacionais; e) Preocupações associadas à alimentação – sustentabilidade, cultura, religião, saúde, outros; f) Fatores determinantes do consumo alimentar – económicos, período letivo, oferta/disponibilidade dos alimentos, condições climatéricas, ambiente social, outros; g) Determinar as principais tendências que impactarão o consumo alimentar da população académica a 5 anos; h) Determinar expetativas da população académica em relação aos serviços a prestar pelos SAS; i) Determinar as especificidades da população estudantil de cada Universidade relativamente aos pontos acima mencionados. j) Orientações estratégicas com as melhores práticas nacionais e internacionais no âmbito do plano alimentar (ex. Programa Nacional de Promoção da Alimentação Saudável); A população alvo do Estudo abrange os estudantes da Universidade do Porto, Universidade do Minho e Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro.
Resultados obtidos:
Melhoria da alimentação / qualidade de vida;
Melhoria da logística das unidades de alimentação;
Aumento da eficácia;
Melhoria do nível de satisfação dos utentes;
Promoção e divulgação dos serviços de alimentação dos SAS;
Esta iniciativa visava a criação de grupos de trabalho especializados por área de negócio, garantindo a implementação da melhoria contínua (normas e boas práticas), nomeadamente Bolsas, Alojamento, Alimentação, Saúde e Desporto”. Esta iniciativa será ainda alargada a áreas de suporte como por exemplo a área da Qualidade.
Para tal, os SAS pretenderam assegurar a criação de um contexto que promovesse a melhoria contínua, nomeadamente ao nível de:
Processos – Promoção do alinhamento dos processos com as boas práticas, potenciando a sua eficiência;
Controlo interno – Uniformização de procedimentos de controlo interno desenvolvidos nos 3 SAS; Caracterização do modelo de controlo interno adequado à gestão dos processos core e respetivos riscos; Revisão o manual de controlo interno a aplicar nos 3 SAS;
Auditoria interna – Desenho da visão futura para o processo de Auditoria Interna integrada (Modelo de Auditoria Interna); Criação de mecanismos necessários à concretização do modelo de auditoria interna; Implementação do modelo de auditoria interna através de sessões de formação / comunicação e realização de uma auditoria interna piloto de acordo com metodologia e templates definidos.
De forma a concretizar os objetivos da iniciativa, foram desenvolvidas as seguintes atividades principais:
Etapa I – Levantamento e análise gap;
Etapa II – Revisão dos processos e procedimentos de controlo interno;
Etapa III – Desenho do modelo de auditoria interna;
Etapa IV – Apoio na implementação do modelo de auditoria interna.
Com a implementação desta iniciativa foi possível por um lado promover sinergias entre os SAS, permitindo um maior alinhamento estratégico e operacional ao nível do controlo interno, bem como capacitar os SAS em áreas de suporte críticas ao controlo interno, qualidade e melhoria contínua, designadamente ao nível de auditoria interna.
As novas competências contribuíram também aumentar a eficiência e eficácia da alocação de recurso dos SAS, nomeadamente através da otimização e estandardização dos processos e da formação de recursos especializados garantirão a melhoria contínua dos serviços prestados.
Resultados obtidos:
Capacitação dos SAS e adoção de melhores práticas internacionais ao nível do controlo interno
Melhoria do serviço interno de suporte prestado pelos 3 SAS
Uniformização de metodologias e procedimentos entre os SAS
A formação tem uma implicação direta no sistema de avaliação de desempenho dos trabalhadores, serviços e organizações. Neste contexto, o sistema de avaliação e gestão de desempenho deve ser considerado como sistema fundamental para a concretização dos objetivos organizacionais e de negócio.
A articulação dos objetivos e competências definem quais os meios necessários para a avaliação e para obter um sistema de gestão do desempenho como um processo estruturado e construtivo. Assim, a formação deve ser encarada como um processo de desenvolvimento pessoal e profissional, devidamente alinhada com os objetivos definidos para a organização, para os serviços e para cada trabalhador.
Esta iniciativa visava a criação e formação de um grupo de trabalho, a ser partilhado entre os 3 SAS, para assegurar por um lado, a produção e partilha de conteúdos formativos e formadores e, por outro lado, uma formação interna transversal aos seus trabalhadores, fomentado assim a troca de experiências e boas práticas, sinergias e a redução de custos nas referidas organizações.
Com a Operação CO3+ foram desenvolvidos trabalhos: de análise do estado atual da área de formação dos 3 SAS; de levantamento de oportunidades de melhorias e apresentação da visão futura e do plano de formação conjunto; e de conjugação do processo de formação ao Sistema Integrado de Avaliação Desempenho da Administração Pública (SIADAP).
Estes trabalhos compreenderam:
Análise dos processos de formação atual em cada um dos SAS, com enfoque no desenvolvimento profissional e avaliação de desempenho;
Caracterização o modelo de formação adotado nos 3 SAS ao nível de pessoas, processos e tecnologia, nomeadamente no que concerne: i) modelo de governo, responsabilidades e perfis; ii) ciclo formativo; iii) formadores internos e parceiros; iv) meios e infraestruturas de formação; v) modelo pedagógico;
Desenho dos fluxos do processo de formação dos 3 SAS: pontos de divergência e pontos comuns entre os 3 SAS;
Analise os processos de formação atuais em termos de maturidade de processo e oportunidades de melhoria, nomeadamente no que concerne a interligação com as restantes práticas de Recursos Humanos e a criação de sinergias entre os SAS;
Conduzir workshops com formandos e formadores internos para conceção do processo formativo e para identificação de linhas orientadoras para o desenho do modelo formativo futuro.
No seguimento da análise efetuada, foram identificadas oportunidades de melhorias e apresentação da visão futura e do plano de formação conjunto, nomeadamente:
Definição de um modelo de governo do processo formativo dos 3 SAS, incluindo a identificação de intervenientes e divisão de responsabilidades, perfis necessários e competências associadas;
Definição das oportunidades de melhoria e de captação de sinergias identificadas na etapa anterior;
Identificação dos meios e infraestruturas de formação de acordo com a tipologia de formação;
Definição de uma bolsa de formadores internos devidamente credenciados, de acordo com as necessidades de formação de cada SAS;
Criação de um modelo de formação integrado:
Definição do âmbito de formação presencial e em regime de e-learning;
Apresentação de um modelo respeitando as áreas core e áreas transversais dos SAS;
Sistematização da formação, nomeadamente, apresentação de modelos de questionários, certificados de formação/presenças, registos de presenças e outros documentos de suporte uniformizados para os 3 SAS (criação de um dossier técnico- pedagógico aplicável aos 3 SAS);
Modelo de avaliação da eficácia das formações.
Por fim, foram ainda desenvolvidos trabalhos sobre a conjugação do processo de formação ao Sistema Integrado de Avaliação Desempenho da Administração Pública (SIADAP), considerando as três componentes que integram o sistema: SIADAP 1; SIADAP 2; e SIADAP 3.
A Operação CO3+ permitiu aos SAS a revisão e aumento das sinergias ao nível da formação, contribuindo para o desenvolvimento de referências de formação uniformizadas e transversais aos promotores.
Resultados obtidos:
Plano de formação mais completo e mais abrangente;
Maior eficiência na identificação das necessidades de formação;
Melhoria contínua do plano de formação;
Aquisição de competências internas para organizar e elaborar conteúdos digitais
