No âmbito da candidatura da Operação CO3+, os SAS identificaram lacunas ao nível sistema da gestão documental, limitando a sua atuação na adoção/ partilha de conhecimentos de novas formas de organização e divulgação da informação.
Neste sentido, a implementação da iniciativa visava a transformação do processo de gestão de processos e documentos, procurando um aumento na eficiência dos serviços e, consequentemente, da satisfação dos trabalhadores e alunos.
SASUM
Os SASUM introduziram um sistema de gestão de informação documental e administrativa (documentos e processos), contemplando a normalização, desmaterialização, indexação e workflows e pesquisa, permitindo a assinatura digital através do cartão do cidadão para autorizações.
Este sistema engloba também as funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e gestão de processos, permitindo a desmaterialização e automatização de processos de negócio e de decisão.
SASUTAD
Os SASUTAD por seu lado, adquiriram serviços de consultoria especializada de apoio à definição dos requisitos funcionais para a futura implementação de uma Solução de Gestão de Documentos e Processos, nomeadamente no que diz respeito aos Fluxos de Despesa e Pagamentos.
Neste âmbito, foi desenvolvido um conjunto de atividades, incluindo: a análise funcional com descrição do processo e dos requisitos funcionais; o desenho dos fluxos de despesa e pagamentos; a definição do perfil dos intervenientes; e o desenho de integrações e validações com aplicações externas.
Resultados obtidos:
- Implementação de uma estratégia de racionalização e transformação dos processos
- Maior eficiência e satisfação dos utentes
- Desmaterialização, indexação e workflows e pesquisa
- Criação de funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e gestão de processos
- Desmaterialização e automatização de processos de negócio e de decisão