Esta iniciativa visava a criação de grupos de trabalho especializados por área de negócio, garantindo a implementação da melhoria contínua (normas e boas práticas), nomeadamente Bolsas, Alojamento, Alimentação, Saúde e Desporto”. Esta iniciativa será ainda alargada a áreas de suporte como por exemplo a área da Qualidade.
Para tal, os SAS pretenderam assegurar a criação de um contexto que promovesse a melhoria contínua, nomeadamente ao nível de:
- Processos – Promoção do alinhamento dos processos com as boas práticas, potenciando a sua eficiência;
- Controlo interno – Uniformização de procedimentos de controlo interno desenvolvidos nos 3 SAS; Caracterização do modelo de controlo interno adequado à gestão dos processos core e respetivos riscos; Revisão o manual de controlo interno a aplicar nos 3 SAS;
- Auditoria interna – Desenho da visão futura para o processo de Auditoria Interna integrada (Modelo de Auditoria Interna); Criação de mecanismos necessários à concretização do modelo de auditoria interna; Implementação do modelo de auditoria interna através de sessões de formação / comunicação e realização de uma auditoria interna piloto de acordo com metodologia e templates definidos.
De forma a concretizar os objetivos da iniciativa, foram desenvolvidas as seguintes atividades principais:
Etapa I – Levantamento e análise gap;
Etapa II – Revisão dos processos e procedimentos de controlo interno;
Etapa III – Desenho do modelo de auditoria interna;
Etapa IV – Apoio na implementação do modelo de auditoria interna.
Com a implementação desta iniciativa foi possível por um lado promover sinergias entre os SAS, permitindo um maior alinhamento estratégico e operacional ao nível do controlo interno, bem como capacitar os SAS em áreas de suporte críticas ao controlo interno, qualidade e melhoria contínua, designadamente ao nível de auditoria interna.
As novas competências contribuíram também aumentar a eficiência e eficácia da alocação de recurso dos SAS, nomeadamente através da otimização e estandardização dos processos e da formação de recursos especializados garantirão a melhoria contínua dos serviços prestados.
Resultados obtidos:
- Capacitação dos SAS e adoção de melhores práticas internacionais ao nível do controlo interno
- Melhoria do serviço interno de suporte prestado pelos 3 SAS
- Uniformização de metodologias e procedimentos entre os SAS