Uma das áreas de especial relevância no âmbito do consórcio é a Ação Social Escolar. A partilha de experiências, boas práticas e conhecimento já adquirido na implementação de processos e sistemas de informação, bem como a realização colaborativa de certas atividades deu o mote para a elaboração desta candidatura, cujo objetivo é capacitar os serviços para a melhoria da qualidade dos serviços prestados.
Esta transformação permitirá aumentar o grau de profissionalização da gestão dos SAS a capacitação dos recursos internos, e qualidade dos serviços prestados, aproveitando o conhecimento e as boas práticas já adquiridas entre eles, assim como processos de inovação para acelerar este processo e torná-lo menos dispendioso. Para além disso, pretende-se ainda que o conhecimento adquirido e partilhado durante a execução deste projeto seja disseminado para outras instituições de ação social escolar.
A modernização dos SAS possibilita a prestação de melhores serviços e com maior qualidade aos estudantes, à comunidade académica e a outras entidades da região, e permite também que sejam otimizados os custos, identificando ineficiências, evitando desperdícios e promovendo o aumento da satisfação dos utentes e a captação de novos alunos.
Os SAS têm um papel preponderante nas universidades possibilitando, através dos diferentes apoios diretos e indiretos, o acesso ao ensino superior aos mais carenciados, e disponibilizando serviços que contribuam para o bem-estar e sucesso académico. Os SAS assumem ainda um papel importante na região onde se inserem ao disponibilizar os seus serviços (alojamento e alimentação) a outras instituições.
Pretende-se com este projeto uniformizar procedimentos entre os três SAS e prepará-los para no futuro aproveitarem as sinergias que emergiram, eliminando a duplicação de tarefas e aumentando o seu poder negocial junto dos fornecedores.
O projeto definido propõe a realização de 15 iniciativas distintas enquadradas nas seguintes linhas de orientação:
- Racionalização de estruturas e de fomento das sinergias entre serviços públicos;
- Disseminação das melhores práticas e desenvolvimento de novos modelos de experimentação e inovação;
- Sistemas de avaliação de prestação de serviços públicos.
Avaliação dos Resultados
A Operação CO3+ apresentou uma alteração significativa na forma de execução de processos core dos SAS, modernizando-os e simplificando-os, o que veio trazer ganhos de produtividade, aumento de eficiência operacional e poupanças nos tempos de execução dos mesmos.
A Operação teve impacto ao nível das práticas de gestão e dos sistemas de informação disponíveis, da eficiência ao nível da utilização de recursos físicos e humanos através da desmaterialização e automatização de processos, e da disponibilização de informação de apoio à decisão. Por inerência, nota-se agora uma melhoria dos serviços prestados.
Adicionalmente, a Operação CO3+ teve um profundo impacto na forma de atuação junto dos estudantes, contribuindo para a revisão e otimização de diversos processos de interação com os mesmos, contribuindo para um aumento da sua satisfação.